Nộp luận văn: Hướng dẫn dành cho Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm

Nhằm thực hiện công tác lưu chiểu và phục vụ tài liệu nội sinh (theo Quy chế Tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Quốc tế thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh), Thư viện trường hướng dẫn các bên liên quan thực hiện nộp lưu chiểu luận văn, luận án tốt nghiệp.

Công tác lưu chiểu phục vụ các mục đích: (1) Xây dựng bộ sưu tập để phục vụ việc tham khảo của người học và giảng viên - theo thống kê, hàng năm có khoảng 10 nghìn lượt truy cập bô sưu tập luận văn trực tuyến từ người dùng của Thư viện; (2) Phục vụ lưu trữ minh chứng và tài sản trí tuệ của Trường ĐHQT, nhằm phục vụ các hoạt động đào tạo và kiểm định của Khoa/Bộ môn/Trung tâm.

Quy trình nộp lưu chiểu cần có sự phối hợp giữa Thư viện, Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm liên quan và Người học. Người học cần hoàn thành nghĩa vụ nộp lưu chiểu luận văn trước thời điểm tốt nghiệp.

Sau đây là hướng dẫn cụ thể cho KHOA/BỘ MÔN/PHÒNG/TRUNG TÂM:

BƯỚC 1: LIÊN HỆ THƯ VIỆN ĐỂ CHUẨN BỊ

• Khi đến thời điểm tiếp nhận luận văn từ người học, Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm vui lòng báo trước cho Thư viện để công tác phối hợp diễn ra thuận lợi, đặc biệt là thời gian (hạn chót) sinh viên phải nộp về Thư viện.
• Thư viện sẽ gửi các văn bản, mẫu form mới nhất liên quan đến việc nhận luận văn (nếu có).

BƯỚC 2: CHỌN PHƯƠNG ÁN TIẾP NHẬN LUẬN VĂN & THÔNG BÁO CHO SINH VIÊN

Tùy nhu cầu của đơn vị, Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm chọn 1 trong 2 phương án sau:

A) Người học tự nộp trực tiếp về Thư viện

• Người học cần chuẩn bị: (1) In ra bản giấy và đóng bìa theo thể thức do Khoa/Bộ môn quy định, và (2) File mềm luận văn PDF. Lưu ý: bản giấy của luận văn cần được xác nhận (chữ ký) của giáo viên hướng dẫn hoặc thành viên hội đồng chấm luận văn; đảm bảo bản luận văn nộp là bản chính thức cuối cùng đã được hoàn thiện theo hướng dẫn của Hội đồng chấm luận văn (nếu có).
• Tác giả của luận văn nộp bản PDF của luận văn trên đường LINK (chỉ có thể nộp luận văn bằng E-mail do nhà trường cấp có tên miền @...hcmiu.edu.vn. Đây là tài khoản Office365. Khi nộp file, tác giả luận văn sẽ xác nhận về việc "đồng ý"/"không đồng ý" đưa file luận văn vào cơ sở dữ liệu để phục vụ người học các khóa sau tham khảo).
• Sau đó, đến Thư viện trường nộp bản in của luận văn.

B) Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm nhận luận văn từ người học, sau đó nộp về Thư viện

• Người học cần chuẩn bị: (1) In ra bản giấy và đóng bìa theo thể thức do Khoa/Bộ môn quy định, và (2) File mềm luận văn PDF. Lưu ý: bản giấy của luận văn cần được xác nhận (chữ ký) của giáo viên hướng dẫn hoặc thành viên hội đồng chấm luận văn; đảm bảo bản luận văn nộp là bản chính thức cuối cùng đã được hoàn thiện theo hướng dẫn của Hội đồng chấm luận văn (nếu có).
• Người học nộp cho Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm bản in và bản mềm luận văn (PDF). Khoa/Phòng ban download MẪU FORM này để ký nhận với sinh viên và ghi nhận ý kiến của tác giả luận văn v/v đồng ý (hoặc không đồng ý) số hóa luận văn.
• Khoa/Bộ Môn tổng hợp file và bản in, sau đó gửi về Thư viện. File mềm được đặt theo MSSV – HỌ TÊN. Tải lên Drive và chia sẻ với email library@hcmiu.edu.vn.

BƯỚC 3: THƯ VIỆN XÁC NHẬN 

• Đối với các trường hợp nộp luận văn đầy đủ theo yêu cầu, Thư viện thực hiện công tác xác nhận người đã nộp luận văn.
• Trường hợp người học nộp trực tiếp về Thư viện: Thư viện cung cấp giấy xác nhận đã nộp, người nộp gửi giấy xác nhận về Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm liên quan khi được yêu cầu.
• Trường hợp Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm nộp về Thư viện: Thư viện xác nhận lên biên bản bàn giao luận văn.

NHÂN SỰ PHỤ TRÁCH TIẾP NHẬN LUẬN VĂN: 

Mọi thắc mắc nếu có, các Khoa/Bộ Môn có thể liên lạc với CV. Nguyễn Thanh Trà hoặc CV Võ Bá Toàn tại Quầy phục vụ, số điện thoại: 08 3724 4270 - 3241; email: nttra@hcmiu.edu.vn, vbtoan@hcmiu.edu.vn