Nộp luận văn: Hướng dẫn dành cho người học.
Nhằm thực hiện công tác lưu chiểu và phục vụ tài liệu nội sinh (theo Quy chế Tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Quốc tế thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh), Thư viện trường hướng dẫn các bên liên quan thực hiện nộp lưu chiểu luận văn, luận án tốt nghiệp.
Công tác lưu chiểu phục vụ các mục đích: (1) Xây dựng bộ sưu tập để phục vụ việc tham khảo của người học và giảng viên - theo thống kê, hàng năm có khoảng 10 nghìn lượt truy cập bô sưu tập luận văn trực tuyến từ người dùng của Thư viện; (2) Phục vụ lưu trữ minh chứng và tài sản trí tuệ của Trường ĐHQT, nhằm phục vụ các hoạt động đào tạo và kiểm định của Khoa/Bộ môn/Trung tâm.
Quy trình nộp lưu chiểu cần có sự phối hợp giữa Thư viện, Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm liên quan và Người học. Người học cần hoàn thành nghĩa vụ nộp lưu chiểu luận văn trước thời điểm tốt nghiệp.
Sau đây là hướng dẫn cụ thể cho NGƯỜI HỌC:
BƯỚC 1: HOÀN THIỆN BẢN LUẬN VĂN CẦN NỘP
- Sau khi bảo vệ luận văn, bạn cần hoàn thiện nội dung (nếu có) theo hướng dẫn của Hội đồng chấm luận văn và đảm bảo bản luận văn nộp là bản chính thức cuối cùng;
- Chuẩn bị: (1) In ra bản giấy và đóng bìa theo thể thức do Khoa/Bộ môn quy định, và (2) File mềm luận văn PDF;
- Lưu ý: bản giấy của luận văn cần được xác nhận (chữ ký) của giáo viên hướng dẫn hoặc thành viên hội đồng chấm luận văn;
BƯỚC 2: NGHE THÔNG BÁO CỤ THỂ TỪ PHÍA KHOA/BỘ MÔN/P.ĐTSĐH/TT.ĐTQLC
- Khi đến thời điểm nộp luận văn, Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm liên quan sẽ phối hợp với Thư viện để tiếp nhận luận văn từ người học. Người nộp cần theo đúng hướng dẫn của Khoa/Bộ môn trước khi liên hệ Thư viện. Sinh viên bậc sau đại học có thể liên hệ Phòng Đào tạo Sau Đại học và Trung tâm Đào tạo Quản lý Công.
- Tùy nhu cầu, Khoa/Bộ môn/Phòng liên quan có thể chọn một trong hai cách thức để nộp: a) Người học tự nộp trực tiếp về Thư viện; b) Khoa/Bộ môn nhận luận văn từ người học, sau đó nộp về Thư viện.
- Lưu ý: Khoa/Bộ môn/Phòng liên quan cũng có thể yêu cầu sinh viên nộp thêm 1 bản luận văn để lưu trữ tại văn phòng Khoa.
BƯỚC 3: NỘP LUẬN VĂN CHO THƯ VIỆN
Tùy thuộc lựa chọn của Khoa/Bộ môn, quy trình nộp có thể rơi vào 1 trong 2 trường hợp sau đây:
A) Người học tự nộp trực tiếp về Thư viện
- Tác giả của luận văn nộp bản PDF của luận văn trên đường LINK (chỉ có thể nộp luận văn bằng E-mail do nhà trường cấp có tên miền @...hcmiu.edu.vn. Đây là tài khoản Office365. Khi nộp file, tác giả luận văn sẽ xác nhận về việc "đồng ý"/"không đồng ý" đưa file luận văn vào cơ sở dữ liệu để phục vụ người học các khóa sau tham khảo).
- Sau đó, người nộp đến Thư viện trường nộp bản in của luận văn.
B) Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm nhận luận văn từ người học, sau đó nộp về Thư viện
- Người học nộp cho Khoa/Bộ môn bản in và bản mềm luận văn (PDF), đồng thời xác nhận về việc đưa tệp luận văn vào cơ sở dữ liệu để phục vụ tham khảo.
-
Khoa/Bộ Môn tổng hợp và bản giao về Thư viện.
BƯỚC 4: THƯ VIỆN XÁC NHẬN
- Đối với các trường hợp nộp luận văn đầy đủ theo yêu cầu, Thư viện thực hiện công tác xác nhận người đã nộp luận văn.
- Trường hợp người học nộp trực tiếp về Thư viện: Thư viện cung cấp giấy xác nhận đã nộp, người nộp gửi giấy xác nhận về Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm liên quan khi được yêu cầu.
- Trường hợp Khoa/Bộ môn/Phòng/Trung tâm nộp về Thư viện: Thư viện xác nhận lên biên bản bàn giao luận văn.